文字起こし・テープ起こしのカムワードでは、公的な会議の議事録作成の依頼が多くあります。最近は、コロナの感染の下火になってきていて、対面式の会議も少しずつですが増えてきました。そこで、対面の会議の録音で気を付けてほしい基本的なことを挙げてみます。
・レコーダーは発言者の近くに置こう
これは当たり前と言えば当たり前のことなんですが、お客さまが事務の担当をしている方が多いせいか、会議室の中でも端のほうの自席で録音されている方が多いです。当然遠くにいる人ほど聴き取りづらくなります。記録作成のため録音するなどを申し添えて、できる限り発言する方に近いところにレコーダーを設置しましょう。
・レコーダーは複数台置こう
会議室の大きさにもよりますが、レコーダー1台で全てカバーすることは難しいです。2台用意して、対称になるように設置することが望ましいです。また、レコーダーのトラブル（電池切れや容量不足）などが起きることもありますので、複数台用意しておくことがいいでしょう。
ちなみに、レコーダーの電池切れや容量不足などは、ご依頼いただいた中でも頻繁にあります。
・音の出る行為はできるだけ控えよう
これも当たり前ですね。しかし、これは正直なくせません。配付された資料の確認やメモ、小声でのやりとりなど、気を付けていても音を出してしまうこともあります。また、会議中にティーカップでお茶やコーヒーを出すところもあります。このように、意図しない音は意外にも出てしまうものです。
これらを完全に対策することかなり難しいのですが、録音中にレコーダーを付属のソフトケースに入れたり、ハンカチなどの上にレコーダーを置いたりすることで、振動を抑えることができますので、雑音対策になります。また、資料をめくった際にぶつからない位置を考慮してレコーダーを設置するだけでも、大きく変わると思います。
このように、言われてみればそのとおり、簡単なことではありますが、少し意識するだけで録音状態は大きく変わります。そして、録音状態が変わると、文字起こし・テープ起こしの原稿が大きく変わります。録音のときにちょっとした手間をかけることで、議事録の取りまとめの手間が大きく減りますので、ぜひやってみてください。
仙台の文字起こし・テープ起こし専門のカムワードは、官公庁、大学、出版社などからご依頼をいただいています。文字起こし・テープ起こしに関するご相談はもちろん、文章校正や録音方法のご相談も承っております。ご相談は無料ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。